Wie äußert sich Komplexität?
In vielen Organisationen ist Effizienz entscheidend und der Erfolg wird an Produktivität oder Profitabilität gemessen. Organisatorische Komplexität äussert sich sehr häufig durch ihre Symptome wie hoher Dokumentationsaufwand, Mikromanagement, aufwendige Genehmigungsprozesse, lange Entscheidungswege, eine hohe Arbeitsbelastung und vieles mehr – organisatorischer Aufwand ohne einen entsprechenden Gegenwert in Form von Wertschöpfung.
Der Blick zurück entlang der Projekte der vergangenen Jahre hat immer häufiger gezeigt, dass sich mehr und mehr Organisationen in einem Netz aus Komplexität verstricken. Was als zunächst als Streben um eine Rationalisierung der Abläufe beginnt, entwickelt sich häufig zu einem verwirrenden Labyrinth aus unzureichend unterstützenden Systemen, Medienbrüchen, unvollständigen oder unklaren Informationen, Informationsüberflutung und organisatorischen Hürden. Die Kosten für diese Komplexität sind beträchtlich.
Hierzu gehören häufig:
- Anhäufung von Entscheidungsebenen: Im Laufe der Zeit fühlt sich das Einholen von Genehmigungen der Freigaben wie ein Hindernislauf an. Was einst ein unkomplizierter Prozess war, wird zu einem ungeliebten Labyrinth aus Genehmigungen und Übergaben.
- Angst vor dem Risiko: Aus Angst vor Fehlern führen Unternehmen zusätzliche Kontrollen ein. Risikominderung ist wichtig, aber ein Übermaß an Vorsicht kann Innovation und Agilität ersticken.
- Überfrachtung mit Vorschriften: Regulatorische Anforderungen und Compliance-Verpflichtungen werden immer anspruchsvoller und machen zusätzliche Schritte und Dokumentationen erforderlich. Die Einhaltung von Vorschriften ist zwingend, muss aber nicht in labyrinthischen Prozessen münden.
- Organisatorische Trägheit: Wenn komplexe Prozesse erst einmal eingeführt sind, kann es sehr aufwendig und teuer werden, sie zu ändern. Die Mitarbeiter gewöhnen sich irgendwann an den Status quo, und die Entscheidungsträger fürchten möglicherweise mehr das Risiko einer Abweichung, Unterbrechung der Abläufe oder den vermeintlichen Kontrollverlust.
Was sind die Folgen von wachsender organisatorischer Komplexität?
Folgen von wachsender organisatorischer Komplexität können Anstrengungen zur Verbesserung von Effizienz oder Steigerung der Produktivität signifikant negativ beeinflussen:
- Erhöhte Kosten: Jeder zusätzliche Schritt und jede zusätzliche Genehmigung in einem Prozess verbraucht wertvolle Ressourcen – Zeit und Geld. Die Kosten für die Verwaltung der Komplexität können erschreckend hoch und sich markant auf die Wertschöpfung auswirken.
- Geringere Effizienz: Komplexität und Effizienz sind nur schwer vereinbar. Komplexe Prozesse führen zu Verzögerungen, Frustration der Mitarbeiter und längeren Durchlaufzeiten für Aufgaben und Projekte.
- Fehler, fehlende Informationen und Mehrdeutigkeit: Komplexität führt zu Fehlern und Unstimmigkeiten. Je komplizierter ein Prozess ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren, die korrigiert werden müssen.
- Demotivation der Mitarbeitenden: Der Umgang mit komplexen Prozessen kann Mitarbeiter demotivieren, ein Gefühl der Desillusionierung hervorrufen und zu Burnout führen. Häufig sind lange Einarbeitungszeiten und eine hohe Personalfluktuation ein untrügliches Zeichen für komplexe Prozesse in der Organisation.
Wie kann ich verhindern, dass Optimierungsanstrengungen durch eine steigende Komplexität ad absurdum geführt werden?
Der einfachste, aber häufig auch der schmerzhafteste Weg ist es, Komplexität zu identifizieren und zu bewerten. Wesentlich ist hierbei, die Ursachen von Komplexität zweifelsfrei zu identifizieren.
- Prozessabbildung: Kartieren Sie Ihre Prozesse. Dokumentieren Sie jeden Schritt, jeden Entscheidungspunkt, jede Genehmigung und Übergabe. Visualisieren Sie den Prozess mit allen Beteiligten anhand von Flussdiagrammen oder Ablaufplänen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten einbezogen werden.
- Datenerhebung: Sammeln Sie prozessbezogene Leistungsdaten und Informationen. Dazu gehören Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Ressourcenauslastung und Kundenfeedback. Mit Hilfe dieser Daten wird eine realistische Grundlage geschaffen, um die aktuelle Effizienz zu bewerten.
- Einbindung der Interessengruppen: Beziehen Sie alle relevanten Interessengruppen aus verschiedenen Abteilungen und Ebenen des Unternehmens ein. Ihre unterschiedlichen Perspektiven sind von unschätzbarem Wert für das Verständnis der realen Auswirkungen von Komplexität.
- Bewertung Ihrer aktuellen Komplexität: Bewerten Sie Faktoren wie die Anzahl der Schritte, Durchlaufzeiten, Entscheidungspunkte und den Umfang der Genehmigungen. Bewerten Sie die wahrgenommene Komplexität auf der Grundlage der Angaben der Beteiligten und der Daten.
- Analyse der Grundursache: Gehen Sie den Ursachen für die Komplexität auf den Grund. Gibt es redundante Schritte, unklare Abläufe, doppelten Aufwand oder veraltete Anforderungen, die keinen Zweck erfüllen? Falls ja, wodurch wird die Komplexität verursacht.
Wir zeigen Ihnen einen Weg aus Ihrem Labyrinth Ihrer organisatorischen Komplexität. Und wir helfen Ihnen dabei, das Labyrinth zu verlassen.